Hvordan bli bedre på epost?
En av de viktigste kommunikasjonskanalene vi har i dag er epost. Epost kan være et utrolig praktisk verktøy, men kan vel så gjerne være en kilde til frustrasjon.
Hvem har ikke ventet forgjeves på svar eller - når man først får svaret så er det enten så langt at man ikke orker å lese det ferdig eller så diffust at man mest av alt har lyst til å plukke opp telefonen for å ta en prat i stedet...
I siste nummer av Time magazine var det et veldig fint utdrag fra den nye boken til Erick Schmidt (tidligere CEO i Google) og Jonathan Rosenberg (Produktsjef) som gikk på å fremstå mer profesjonell og effektiv på epost-fronten. Vi tenkte å dele de viktige punktene her - på norsk - ettersom vi fant og finner stor nytte av disse selv.
9 regler for profesjonell bruk av epost
- Svar raskt. Man har to typer mennesker: de som man vet at kommer til å svare raskt og presist på epost og de som ikke gjør det. Naturlig nok er det hensiktsmessig å være i den første gruppen. Noen av de mest profesjonelle - og dyktigste - menneskene vi vet om svarer raskt på epost. De er heller ikke selektive, men besvarer alle eposter med samme hurtighet. Ved å være responsiv vil man være en som blir inkludert og tatt med på avgjørelser og viktige prosesser. Svar kan gjerne være korte, men et svar vil alltid være bedre enn å ikke svare...det er ikke uvanlig å tolke mangelen på svar som 'nå er det for mye for meg eller jeg vet ikke hva jeg skal svare så du får vente...eller jeg liker deg rett og slett ikke'.
- Vær presis. Overflødige ord er nettopp det: overflødige. Skal du beskrive et problem, så vær konkret. Dette tar natulig nok lenger tid enn å være diffus. Man må nødvendigvis skrive et utkast for så å lese gjennom utkastet og droppe alle ord som er overflødige. De fleste eposter er tross alt fylt med innhold man ikke trenger å ha fått med seg.
“Jeg unnlater å skrive det folk ikke leser.”
- Ha en ryddig innboks. Hvor ofte scroller du gjennom epostene dine uten helt å komme i gang? Hvor mange ganger leser du en epost før du kommer til det punktet at du tar tak i den og får av gårde et svar samt får eposten ut av innboksen og over i arkivet? Er man flink til å besvare alt som kan besvares øyeblikkelig og deretter fjerner eposten fra innboksen vil man til slutt sitte igjen med en innboks som kun har løpende saker eller ting som virkelig krever oppmerksomhet.
- Det kan være greit å behandle epost som SIFU. Sist inn, først ut, med andre ord. Kanskje har noen andre tatt seg av det som eventuelt har blitt liggende?
- Husk at du er en formidler. Får du noe interessant, spennende eller nyttig i innboksen? Hvem andre kunne ha nytte av dette?
- Bruk BCC med omhu. Hva ønsker du å skjule og hvorfor? En transparent tilnærming er alltid å foretrekke. Hvis man bruker BCC kan én måte å gjøre det på være å la de andre mottakerne få vite at man bruker det og benytte det som en måte å skrive folk ut av en tråd på.
- Ikke skrik og rop. Det er det bedre å gjøre ansikt til ansikt...
- Gjør det lett å følge opp en sak. Når du sender ut en forespørsel så sett deg selv på kopi og merk eposten med 'følg opp'. Dermed er det enkelt å gjøre et søk for å finne alle oppfølgingssaker. Man kan også enkelt sende eposten på nytt med en liten 'er dette gjort?'.
- Hjelp deg selv. Hvis du enkelt ønsker å finne tilbake til noe du har mottatt så kan du videresende eposten til deg selv og inkludere noen utvalgte nøkkelord som beskriver innholdet. Dermed kan du enkelt søke opp eposten senere.